Workshops effizient durchführen

Warum du einen Workshop durchführen solltest? Dazu ein kleines Beispiel: Stell dir ein kompaktes Praxislabor vor, in dem eine kleine Gruppe innerhalb weniger Stunden ein klar umrissenes Thema praktisch durchdringt.

Das ist der Kern eines Workshops. Anders als bei einem klassischen Vortrag sitzt hier niemand passiv in der letzten Reihe. Alle Teilnehmenden arbeiten aktiv mit, probieren Methoden unmittelbar aus und tauschen Erfahrungen aus, währen deine Trainerin den Prozess moderiert. Die konzentrierte Arbeitsform, die überschaubare Gruppen grösse und der hohe Praxisanteil erleichtern es, neues Wissen direkt in Handlungsschritte zu übersetzen.

Warum sich Workshops lohnen

Wusstest du? Interaktive Formate wie Workshops steigern nachweislich den Lernerfolg.

In einer Peer-Led-Studie der University of Maryland erzielten Studierende in biologie bezogenen Workshops bessere Noten und behielten Inhalte langfristiger als ihre Kommilitonen im reinen Vorlesungsmodus. Solche Ergebnisse belegen, dass aktives Tun und gemeinsames Problemlösen Wissen tieferverankert als reines Zuhören.

Was aber macht einen guten Workshop aus, was solltest du beachten und wie kannst du alle Vorteile ausnutzen? Genau das zeigen wir dir im nachfolgenden Beitrag.

Welche Ziele hat ein Workshop?

Ein zentrales Anliegen eines Workshops ist es, dass alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Kenntnis- und Erwartungsstand gebracht werden. Zu Beginn wird daher oft das IST-Problem geschärft und ein klares, für alle als sichtbares Ergebnis formuliert. Erst wenn jeder weiss, worauf es hinausläuft, ist das Fundament für produktives Arbeiten gelegt.

Bei einem Workshop sollten zudem immer konkrete Kompetenzen und agile Methoden zum Einsatz kommen. Statt Theorie frontal zu „konsumieren“, probierst du Werkzeuge unmittelbar an eigenen Fällen aus, erhältst Feedback und verankerst das Gelernte tiefer.

Interaktive Formate steigern nachweislich das Behalten von Inhalten. Eine Studie zu medizin­-pädagogischen Workshops zeigte, dass aktivierende Lerntechniken die Wissensretention messbar erhöhten.

Eine Untersuchung zu Kleingruppen-Workshops lieferte ähnliche Befunde, in denen Szenarien gemeinsam gelöst wurden. Hier erhöhte sich das langfristige Behalten durch Diskussion und Simulation deutlich.

Ferner fördern Workshops die gemeinsame Problemlösung und das kreative Denken. Durch Methoden wie Brainwriting, Canvas-Modelle oder Rollenspiele entsteht ein geschützter Raum, in dem Ideen kollidieren dürfen.

Solange, bis tragfähige Lösungen sichtbar werden. Gleichzeitig sorgt die Moderation dafür, dass jede Stimme zählt und Entscheidungen verbindlich festgehalten werden.

Ebenfalls wichtig: Team-Entwicklung und Commitment. Wenn alle Beteiligten Lösungen selbst erarbeiten, steigt die Identifikation mit dem Ergebnis. Ein starker Hebel für die spätere Umsetzung im Alltag.

Schliesslich zielt ein Workshop immer darauf ab, Handlungsfähigkeit herzustellen. Am Ende liegen Fahrpläne, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte auf dem Tisch, sodass der Schwung aus dem Arbeitsraumunmittelbar in die Praxis übertragen werden kann.

Checkliste – So läuft dein Workshop strukturiert und wirkungsvoll ab

Phase 1: Ankommen & Ankommen lassen

To-dos

• Raum 30 Minuten vorher vorbereiten
• Orientierung schaffen
• Persönlicher Empfang
• Quick Check-in

Konkrete Massnahmen

• Technik testen, Materialien (Post-its, Stifte, Namens­karten) griffbereit halten
• Sichtbare Wegweiser & Raum­beschilderung anbringen
• Namensschilder ausgeben, Smalltalk zulassen
• Smiley-Stimmungsbarometer mit Klebepunkten einsetzen

Phase 2: Auftakt & Fokus setzen

To-dos

• Ziele, Agenda & Timeboxing sichtbar machen
• Ice-Breaker mit Substanz
• Kurzer Impuls
• Spielregeln klären

Konkrete Massnahmen

• Flipchart oder e-Board mit Agenda & Zielen
• Frage: „Was wäre heute für dich ein Erfolg in einem Satz?“
• Impuls ≤ 10 Minuten (Kernthese, provokante Frage, Praxisbeispiel)
• „Yes-and“-Prinzip, Redezeiten, Handy-Etikette gemeinsam definieren

Phase 3: Arbeitsphase – Wissen in Aktion bringen

To-dos

• Methode wählen
• 3-Schritt-Rhythmus
• Timer einsetzen
• Energy Breaks einplanen
• Ergebnisse dokumentieren

Konkrete Massnahmen

• Methoden wie Brainwriting, Canvas, Simulation, Lego® Serious Play
• Rhythmus: Input → Gruppenarbeit → Review im Plenum
• Timer verwenden für Zeitverantwortung
• Alle 60–75 Min: 2-Minuten-Stretch, kurzes Steh-Meeting
• Ergebnisse live auf Miro oder Whiteboard festhalten
• Fotoprotokoll zur Nachbereitung erstellen

Phase 4: Abschluss & Transfer sichern

To-dos

• Blitz-Pitch
• Commitment sichern
• Nächste Schritte festlegen
• Feedback einholen
• Ressourcen bereitstellen
• Ausklang ermöglichen

Konkrete Massnahmen

• Jede Gruppe präsentiert in 60 Sekunden ihr wichtigstes Learning
• Commitment-Karte: „Was setze ich bis Freitag um?“ (zweifach ausfüllen)
• Verantwortliche & Termine für nächste Schritte benennen
• Feedback: 1 Plus, 1 Delta pro Person
• Zusammenfassung, Fotoprotokoll, Links & Kontaktliste verteilen
• Kaffee & Snack für Networking-Ausklang

Tipp: Plane einen „Parking Lot“, eine Flipchart-Ecke für Rand­themen. So bleiben Nebenfragen sichtbar, stören aber nicht den Flow. Am Ende kannst du priorisieren, was davon noch zu klären ist oder in die Nachbereitung wandert.

Workshopmethoden im Überblick

Six Thinking Hats – strukturierte Perspektivwechsel in 60 Minuten

Mit der Edward de Bonos Denkhüte-Methode animierst du ein Team dazu, nacheinander sechs geistige „Brillen“ in materieller Form wie Hüte aufzusetzen: Fakten (Weiss), Emotionen (Rot), Risiken (Schwarz), Chancen (Gelb), Kreativität (Grün) und Moderation (Blau). Die klare Rollentrennung verhindert, dass Optimisten Risiken übersehen oder Skeptiker Ideen abwürgen.

Jede Runde dauert nur wenige Minuten. Anschliessend fasst der „blaue Hut“ die wichtigsten Erkenntnisse zusammen, dann der weisse usw. So entstehen ausgewogene Entscheidungen und sauber dokumentierte Next Steps. Ideal bei kniffligen Projekt­kreuzungen oder Produkt­launch-Entscheidungen.

Du brauchst: sechsfarbige Hüte oder Tischkarten, Timer, Flipchart/Whiteboard für Protokolle und einen Raum für max. 20 Personen.

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Fishbowl– lebendige Grossgruppen­diskussion ohne Wortmeldungs­chaos

Die Teilnehmenden bilden im Workshopeinen inneren Diskussions­kreis mit fünf bis zehn Stühlen. Alle übrigen sitzen aussen und hören zu. Möchte jemand von aussen etwas beitragen, rückt er oder sie auf einen frei werdenden Stuhl im Zentrum nach.

Dieses ständige „Reindrehen“ hält das Gespräch fokussiert, verhindert Dominanz einzelner Stimmen und sorgt dafür, dass auch stillere Teilnehmende Gehör finden. Besonders wertvoll ist Fishbowl bei heiklen Workshops, wo es um Strategie- oder Kulturthemen geht, weil Zuhören und Reden klar getrennt sind.

Du brauchst: Zwei Stuhlkreise (innen < 10 Plätze), ein freier „Hot-Seat“ im Zentrum, Mikrooder Talking-Stick bei > 30 Personen, sichtbare Leitfrage an Pinnwand

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WorldCafé – Ideenstrom in wechselnden Mini-Runden

Dieser Workshops wirkt wie ein gemütliches Café: kleine Tische, Papier­tisch­decken, Stifte, vielleicht sogar Kaffee-Duft. Nach einer knackigen Einstiegsfrage diskutieren vier bis fünf Personen 15 Minuten lang, kritzeln Gedanken direkt auf die Tisch­decke und wechseln dann die Tische.

Nur die oder der Moderator*in bleibt, fasst die bisherigen Punkte zusammen und eröffnet die nächste Runde. Nach drei bis vier Durchgängen habt ihr einen reichen Pool an Perspektiven, den ihr im Plenum clustert und priorisiert. Perfekt für gross ­flächige Themensammlung oder Lessons-Learned-Sprints.

Du brauchst: Steh-oder Cafétische für je 4–5 Personen, Papier­tisch­decken/Metaplanpapier, Marker in mehreren Farben, Glocke für Wechsel, Snacks/Kaffee für die echte Café-Atmosphäre.

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LEGO®Serious Play – Denken mit den Händen

Hier baut jede*r Teilnehmende mit LEGO-Steinensymbolische Modelle: Das rote Zahnrad steht vielleicht für Kunden­feedback, die Mini-Figur für den CEO. Nach der Bau-Phase erzählen alle ihre Story. Die Gruppestellt klärende Fragen und leitet kollektive Einsichten ab.

Das Haptische holt auch zurückhaltende Teammitglieder in einem Workshop aus der Reserve und macht abstrakte Themen, Strategie, Vision, Werte, sichtbar und begreifbar. So liefert diese Methode in kürzester Zeit tiefes gemeinsames Verständnis und überraschend kreative Lösungen.

Du brauchst: Offizielles LSP-Starter- oder Identity-Kit (ca. 1.200 Steine pro 8 Personen), grossen Tisch oder Bodenfläche, Fotokamera fürs Ergebnisprotokoll

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OpenSpace – Selbst­organisation für komplexe Fragestellungen

Bei diesem Workshop stellst du lediglich ein Oberthema und die „Rahmen­regeln“ vor. Danach gestaltet die Gruppe das Programm selbst: Wer eine Session anbieten möchte, schreibt Titel und Zeit­slot auf ein Plakat und übernimmt die Moderation. Parallel laufen mehrere Runden. Dank des „Gesetzesder zwei Füsse“ wechseln Teilnehmende jederzeit den Raum, wenn sie wo anders mehr lernen oder beitragen können.

Am Ende tragen alle ihre Ergebnisse zusammen, sodass ein umfassendes Aktions­protokoll in diesem Workshop entsteht. Open Space entfesselt Energie in grossen Organisationen, wenn Hierarchien sonst Diskussionen bremsen.

Du brauchst: Einen Grosszügigen Raum mit mehreren Break-out-Bereichen, leere Zeit-Raster auf Wand(Marketplace), Pinnkarten & Marker für Session-Titel, mobiles Schreibmaterial in jedem Break-out, Dokumentations­team für die Abschluss­runde

Mit diesen fünf Methoden hast du nun einen flexiblen Werkzeugkasten, um jede Workshop-Situation, von der knappen Entscheidungs­findung bis zur mehr­tägigen Grossgruppen­konferenz.

Wo findet ein Workshop statt?

Kurz gesagt: überall dort, wo Raum, Technik und Atmosphäre das Lern- und Arbeitsziel eines Workshops unterstützen.

1. In-House-Besprechungs- oder Projektraum
Ideal, wenn das Team keine Anreisezeit verlieren und auf vertraute IT zugreifen soll.

• direkter Zugriff auf Firmendaten und -systeme
• günstig, weil keine Raummiete anfällt
• kann jedoch Alltagshektik und Störgeräusche mitbringen

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2. Coworking-Spaces
Flexibel, kreativ und voll ausgestattet – besonders beliebt für Design-Sprints, Innovations- oder Start-up-Workshops.

• modulare Seminar-Räume, bewegliche Möbel, Whiteboards, Break-out-Zonen
• Community-Flair: andere Teams und Freelancer inspirieren und vernetzen
• zentrale Lagen mit guter ÖV-Anbindung; buchbar stunden- oder tageweise

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3. Externe Seminar- und Konferenzhotels
Klassiker für mehrtägige Trainings mit Übernachtung.

• professionelle Tagungstechnik, Catering und Service
• Rahmenprogramme (Rahmen: Wellness, Abendessen) fördern Teambuilding
• höhere Kosten, oft längere Vorlaufzeiten bei der Buchung

4. Innovation-Labs & Kreativlofts
Lofts, alte Fabrikhallen oder Pop-up-Studios mit viel Freiraum fürPrototyping, Lego® Serious Play oder Design-Thinking.

• aussergewöhnliches Ambiente bricht Routinen auf
• Platz für grossformatige Visualisierungen oder physische Prototypen
• häufig in Szene-Quartieren mit schnellen Food-Optionen

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5. Virtuelle Räume & Hybrid-Studios
Für verteilte Teams oder internationale Teilnehmerinnen.*

• Videokonferenz-Plattformen mit Break-out-Rooms, digitalen Whiteboards, Voting-Tools
• keine Reise- oder Übernachtungskosten
• erfordert stabile Netze, Moderations­disziplin und klare Online-Etiquette

Wähle den Ort für einen Workshop nie nur nach Quadratmetern, sondern nach Lernziel, Budget und gewünschter Dynamik. Ein Coworking schlägt manchmal sogar das Luxushotel, wenn du agile Methoden, ein inspirierendes Umfeld und maximale Flexibilität suchst.

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Beispielhafter Workshop

Wie nun ein konkreter Workshop aussehen kann, wollen wir dir anhand eines Beispiels greifbarer machen. Du empfängst dein sieben köpfiges Produktteam an einem Dienstagmorgen in einem Workshop-Raum eines Coworking Spaces.

08:30 Uhr – Ankommen
Ihr startet entspannt: Jacken an die Garderobe, Namens-Lanyards greifen, einen Punkt aufs Stimmungs-Barometer kleben. Wer mag, schnappt sich Cappuccino oder Tee und wechselt ein paar Worte mit Kolleg*innen aus anderen Firmen. Das Community-Flairist einer der Pluspunkte des Coworkings.

09:00 Uhr – Auftakt & Zielbild
Die Moderatorin bittet euch in den Stuhlkreis. In genau fünf Minuten skizziert sie, warum ihr hier seid: Ein neues Abo-Modell soll entwickelt werden, das Kundinnenin drei Monaten begeistert. Ihr formuliert gemeinsam das gewünschte Ergebnis: „Am Ende des Tages haben wir drei stichfeste Angebots­optionen, einen ersten Kommunikations­haken und eindeutige Verantwortlichkeiten.“ Dann folgt ein kurzer Icebreaker: Jeder nennt in einem Satz, was den Workshop für sie oder ihn erfolgreich macht.

09:30 Uhr – Six Thinking Hats
Mit farbigen Baseballcaps statt Hüten untersucht ihr den IST-Stand. Zehn Minuten lang sammelt ihr Fakten (Weiss), dann Bauchgefühle (Rot), Risiken(Schwarz) und Chancen (Gelb). Anschliessend denkt ihr grün-kreativ quer und gebt der Moderatorin im blauen Hut ein Wrap-up. Nach nur 45 Minuten besitzt ihr ein balanciertes Bild, das spätere Scheuklappen vermeidet.

10:30 Uhr – World Café
Der Raum verwandelt sich in ein Coffee-House: Je vier Personen diskutieren an kleinen Tischen die Frage „Welche Features sind für Kund*innen wirklich Killer-Kriterien?“ Nach 20 Minuten wechselt ihr, eine Person bleibt sitzen und fasst Ergebnisse zusammen. Drei Runden später prangen auf der Glaswand Post-its mit Dutzenden Ideen, geclustert nach Nutzen und Umsetzungs­aufwand.

12:00 Uhr – Lunch & Network
Statt Kantine: Food-Corner im Coworking. Ihr esst Bowls neben Start-ups und kommt locker ins Gespräch, was oft neue Blickwinkel bringt.

13:00 Uhr – LEGO® Serious Play
Zurück im Raum baut ihr – ganz wortwörtlich – euer künftiges Abo-Ökosystem. Steine werden zu Features, Figuren zu Personas, Zahnräder zu Touchpoints. Das Haptische holt alle aus dem Kopfkino. Unausgesprochene Annahmen werden sichtbar, weil jemand den roten Stein eben doch neben den Preis legt.

15:00 Uhr – Fishbowl-Debatte
Im inneren Stuhlkreis diskutieren vier Personen, ob Variante B oder C pilotiert wird. Wer draussen sitzt, hört zu, notiert Einwände und „parkt“ sie auf einem Flipchart. Nach zehn Minuten rotiert ihr. Die Argumente werden schärfer, ohne dass Stimmen untergehen. Ergebnis: Eine klare Mehrheit für Variante C und eine Liste prüfbarer Hypothesen.

16:00 Uhr – Aktionsplan und Commitment
Ihr definiert fünf Arbeitspakete, terminiert Deadlines, verteilt Verantwortlichkeiten. Jeder schreibt auf eine Karte: „Das setze ich bis Freitag um.“ Die Karten werden abfotografiert und anschliessend den Verfasserinnen zugesteckt –visuelles Gedächtnis und sanfter sozialer Druck zugleich.

16:30 Uhr – Ausklang
Bei einem Espresso im offenen Lounge-Bereich lasst ihr den Tag Revue passieren. Die Fotoprotokolle sind bereits als Link im Team-Channel, der nächste Check-in steht für nächste Woche im Kalender. Die Energie, die ein gut geführter Workshop in einem inspirierenden Coworking freisetzt, ist greifbar.

So sieht ein beispielhafter Ein-Tages-Workshop aus, der Methoden clever kombiniert, die Coworking-Atmosphäre nutzt und am Ende kein Fragezeichen, sondern konkrete To-dos hinterlässt.

Ein Workshop, der echte Ergebnisse liefert

Ein konsequent konzipierter Workshop bündelt Know-how, Perspektiven und Energie auf engstem Raum. Wenn Ziel, Methodik und Setting stimmig sind, verwandelt sich ein Arbeitstag in greifbare Ergebnisse und motivierte Owner – egal, ob du ein neues Produktmodell skizzierst oder Prozesse neu ausrichtest.

Bonus-Tipp: Schicke den Teilnehmer*innen spätestens 48 Stunden vor dem Termin ein kompaktes „Pre-Read“ (Agenda,Zielbild, maximal zwei provokante Leitfragen). Das stellt alle auf den selben Wissensstand, spart kostbare On-Site-Zeit und sorgt dafür, dass die Ideenmaschine bereits vor dem Workshop anläuft.

FAQ: Workshop

1. Wie lange sollte ein Workshop dauern?

Plane kurze Entscheidungs- oder Methoden-Sessions mit 3-4 Stunden. Bei komplexen Themen, bei denen Modelle gebaut oder Strategien entwickelt werden, benötigt man einen vollen Arbeitstag. Mehrtägig nur dann, wenn Zwischenergebnisse von Teilnehmer*innen getestet oder recherchiert werden müssen.

2. Welche Teilnehmerzahl ist ideal?

Für interaktive Formate gilt die Faustregel „7±2“. Genug Vielfalt, aber noch jede Stimme hörbar. Grossgruppen ab 20 Personen funktionieren gut mit Methoden wie dem World Café, Open Space oder Fishbowl.

3. Welches Equipment sollte für einen Workshop vor Ort sein?

Mindestens: flexible Möbel, WLAN, Projektor/Screen, analoges Whiteboard und ein Moderations­koffer. Für hybride Teilnehmer*innen: 4K-Kamera, Rundum-Mikro, digitales Whiteboard(Miro/Mural) und ein zweiter Screen, damit On-Site-Teams die remote Kollegensehen.

4. Wie gestalte ich einen hybriden Workshop wirkungsvoll?

Halte jeden Input kurz, nutze Break-out-Räume sowohl vor Ort als auch online, lasse Remote-Teilnehmer*innen einen Moderator bestimmen, der ihre Fragen in die Präsenz­ runde bringt und teste Bild/Ton eine Viertel­stunde vor Start.

5. Was tun bei Zeitplan-Verzögerung?

Halte ein „Flex-Fenster“ (15 % der Gesamtzeit) frei, streiche bei Bedarf die am wenigsten kritische Übung und dokumentiere offene Punkte in einem Parking-Lot, den du in die Nachbereitung schiebst.

Planst du einen Workshop in einem Coworking? Nutze die inspirierende Atmosphäre, den offenen Austausch mit anderen Teams und die flexible Infrastruktur, um echte Workshop-Energie freizusetzen. Starte jetzt – der Seminarraum ist da, die Ideen warten!